Informativa sulla privacy – fornitori della piattaforma Vibes Planner
La presente informativa sulla privacy si applica a tutti i Fornitori registrati sulla piattaforma Vibes Planner, ivi inclusi soggetti individuali e operatori economici che offrono servizi di intrattenimento, location per eventi, food & beverage o altri servizi accessori, nonché i rispettivi dipendenti, collaboratori, rappresentanti o soggetti che agiscono per loro conto.
La presente Informativa sulla Privacy spiega come la società Vibes Planner S.r.l. tratta i dati personali relativi alle persone fisiche (esistenti, precedenti o potenziali) che intrattengono un rapporto di collaborazione commerciale con Vibes Planner in qualità di Fornitori di servizi accessibili tramite la Piattaforma.
Nel presente documento, la società Vibes Planner S.r.l. può essere indicata con i termini “noi”, “ci” o “Vibes Planner”, mentre i soggetti che offrono i propri servizi tramite la Piattaforma, ovvero i relativi rappresentanti o collaboratori, sono indicati con i termini “tu”, “tuo” o “Fornitore”.
Nel contesto della presente Informativa sulla Privacy, il termine “Fornitore” si riferisce a qualsiasi persona fisica o giuridica che, in qualità di professionista, imprenditore o operatore economico:
- offra i propri servizi per la realizzazione di eventi, esperienze o attività simili tramite la Piattaforma Vibes Planner,
- utilizzi i sistemi digitali messi a disposizione da Vibes Planner per promuovere, gestire e vendere le proprie prestazioni,
- partecipi a processi di registrazione, profilazione, verifica o interazione contrattuale con Clienti o con Vibes Planner stessa.
Rientrano tra i Fornitori anche:
- i professionisti dell’intrattenimento e dello spettacolo,
- i gestori di location private o pubbliche per eventi,
- i titolari di attività food & beverage per eventi privati o aziendali,
- gli operatori di servizi accessori (fotografi, allestitori, wedding planner, ecc.),
- i rappresentanti, dipendenti o delegati che agiscano in nome e per conto dei suddetti soggetti.
Vibes Planner S.r.l., con sede legale in Italia, è il titolare del trattamento dei dati personali trattati per finalità connesse alla gestione del rapporto contrattuale, alla promozione dei servizi tramite la Piattaforma, al rispetto degli obblighi legali e alla tutela dei diritti propri o di terzi.
A seconda della natura del rapporto e della categoria merceologica del Fornitore (es. Location, Entertainment, Food & Beverage, Servizi Accessori), Vibes Planner potrà trattare dati personali attraverso diverse funzionalità della propria infrastruttura digitale, nonché per finalità amministrative, legali, contabili e promozionali, come meglio dettagliato nei successivi paragrafi della presente Informativa.
Per ulteriori informazioni sull’uso dei cookie e delle tecnologie di tracciamento nei servizi digitali forniti da Vibes Planner, ti invitiamo a consultare la relativa Cookie Policy.
Per qualsiasi domanda o richiesta in merito al trattamento dei tuoi dati personali, puoi scrivere al nostro indirizzo dedicato: privacy@vibesplanner.com
“Esperienza”: indica qualsiasi attività, prestazione, evento o servizio prenotabile tramite la piattaforma Vibes Planner, organizzata o erogata da un Fornitore. Rientrano in tale definizione, a titolo esemplificativo, l’affitto di una Location, la fornitura di servizi di ristorazione o banqueting (Food & Beverage), l’intrattenimento musicale o artistico (Entertainment), e ogni altro servizio accessorio destinato all’organizzazione di eventi privati, aziendali o pubblici.
“Fornitore”: si intende il soggetto professionale (persona fisica con partita IVA o persona giuridica) registrato sulla piattaforma Vibes Planner, che offre al pubblico uno o più servizi ricompresi nelle seguenti categorie: Location, Food & Beverage, Entertainment, Servizi Accessori. Il Fornitore è l’unico responsabile dell’effettiva erogazione del servizio pubblicato.
“Servizio di intermediazione”: è il servizio digitale erogato da Vibes Planner, consistente nella messa a disposizione di una piattaforma informatica per facilitare l’incontro tra la domanda e l’offerta di Esperienze e Servizi connessi all’organizzazione di eventi. La Piattaforma consente la creazione di profili professionali, la pubblicazione di schede descrittive, la gestione delle disponibilità e l’interazione commerciale tra utenti e fornitori.
“Prenotazione”: è l’operazione mediante la quale un utente Cliente conferma l’intenzione di usufruire di un’Esperienza offerta da un Fornitore tramite la Piattaforma Vibes Planner. Essa può comportare, a seconda del modello contrattuale adottato, il versamento di un acconto, il pagamento integrale o la stipulazione di accordi diretti tra Cliente e Fornitore.
I dati personali raccolti da Vibes Planner nei confronti dei Fornitori variano in funzione del tipo di rapporto commerciale instaurato, della categoria merceologica di appartenenza (Location, Food & Beverage, Entertainment, Servizi Accessori) e dell’utilizzo delle funzionalità offerte dalla Piattaforma.
Vibes Planner tratta esclusivamente i dati personali pertinenti a persone fisiche (ad es. titolari, legali rappresentanti, collaboratori o referenti aziendali) e solo nella misura in cui siano strettamente necessari per le finalità previste dalla presente informativa. Non si considerano dati personali le informazioni riferite esclusivamente a soggetti giuridici, salvo nei casi in cui tali informazioni permettano l’identificazione diretta o indiretta di una persona fisica.
I dati personali raccolti possono comprendere, a titolo esemplificativo:
Dati anagrafici e identificativi : nome, cognome, codice fiscale, partita IVA, indirizzo di residenza o domicilio, numero di telefono, indirizzo e-mail, ruolo aziendale.Dati professionali : informazioni relative all’attività esercitata, alla categoria di servizio offerto, ai titoli abilitativi, autorizzazioni amministrative e iscrizioni ad albi, registri o enti previdenziali.Dati bancari e fiscali : IBAN, coordinate di pagamento, dati necessari alla fatturazione elettronica e al corretto adempimento degli obblighi tributari.Dati relativi all’utilizzo della Piattaforma : storico delle prenotazioni, interazioni con i clienti, recensioni ricevute, accessi, attività effettuate e statistiche di utilizzo.Documenti e dichiarazioni : copia di documenti di identità, certificazioni professionali, attestazioni assicurative, dichiarazioni sostitutive rese ai sensi del D.P.R. 445/2000.
La raccolta di tali dati può avvenire:
- Direttamente, mediante registrazione volontaria alla Piattaforma o compilazione dei moduli online;
- Indirettamente, attraverso comunicazioni via e-mail, allegati contrattuali, oppure durante colloqui o interazioni telefoniche o in videoconferenza con il team di Vibes Planner;
- Attraverso funzionalità automatizzate della Piattaforma, limitatamente agli accessi e alle attività svolte in ambiente digitale.
Il trattamento dei dati personali sarà sempre effettuato nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, integrità e riservatezza previsti dal Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e dalla normativa italiana vigente.
Nell’ambito della registrazione e gestione del rapporto contrattuale con Vibes Planner, i Fornitori sono tenuti a fornire una serie di dati personali che risultano necessari per garantire la corretta esecuzione dei servizi, l’adempimento degli obblighi contrattuali e il rispetto della normativa vigente.
Dati di contatto: Vibes Planner raccoglie i dati anagrafici e di contatto dei Fornitori o dei loro rappresentanti, tra cui: nome e cognome, indirizzo di residenza o domicilio (ove necessario), indirizzi e-mail aziendali, numeri di telefono (fisso e/o cellulare), e altri riferimenti utili ai fini della comunicazione e identificazione.Dati finanziari e di fatturazione: Vengono raccolti i dati indispensabili per l’elaborazione dei pagamenti e la corretta emissione della documentazione fiscale e contabile, tra cui: partita IVA, codice fiscale, codice destinatario o PEC per la fatturazione elettronica, coordinate bancarie (incluso IBAN), e dati relativi all’intestatario del conto corrente.Dati per la verifica e l’abilitazione: Al fine di garantire l’affidabilità e la regolarità del profilo del Fornitore, Vibes Planner potrà richiedere la trasmissione di documentazione e informazioni utili a verificarne l’identità, la professionalità e la legittimazione all’esercizio dell’attività. Tali informazioni potranno includere: copia del documento di identità del titolare o legale rappresentante, visura camerale aggiornata, attestazioni di iscrizione a registri professionali o enti previdenziali, eventuali licenze, permessi amministrativi e coperture assicurative.
Potranno altresì essere richiesti brevi video, fotografie o materiali informativi da utilizzare per la creazione del profilo digitale, previo consenso dell’interessato ove necessario.
Le chiamate telefoniche potranno essere monitorate o registrate, previo avviso, al solo fine di garantire il miglioramento del servizio, la formazione del personale o la gestione di reclami e contenziosi. Tali registrazioni verranno conservate per un periodo limitato e successivamente cancellate, salvo esigenze eccezionali legate a indagini interne, obblighi di legge o procedimenti giudiziari.
Nel corso dell’utilizzo della Piattaforma Vibes Planner da parte del Fornitore – sia durante la fase di registrazione, sia nell’utilizzo delle aree riservate (es. profilo fornitore, area di gestione offerte o prenotazioni) – Vibes Planner può raccogliere in modo automatico alcune informazioni tecniche e di navigazione. In taluni casi, tali informazioni possono costituire dati personali ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), in quanto riconducibili, direttamente o indirettamente, a una persona fisica.
Le informazioni raccolte automaticamente possono includere:
Impostazioni della lingua selezionata nel browser o nell’account utente;Indirizzo IP del dispositivo utilizzato per l’accesso alla Piattaforma;Dati di geolocalizzazione (approssimativi) rilevati tramite indirizzo IP o impostazioni del dispositivo;Sistema operativo e configurazione del dispositivo (es. Android, iOS, Windows);Tipo e versione del browser utilizzato (user agent);Dati di log relativi all’accesso e all’utilizzo della Piattaforma (es. orario e durata della sessione, URL visitati, sequenza di navigazione);
Identificatori tecnici del dispositivo , quali ID Android, indirizzo MAC, IMEI, UUID, o altri identificatori analoghi;Eventuali codici o ID relativi a prenotazioni effettuate o offerte visualizzate;Stato della richiesta al server (es. esito positivo, errore, contenuto visualizzato);Cronologia delle interazioni e delle visualizzazioni all’interno dell’area utente riservata (schede prodotto, eventi pubblicati, moduli compilati);Preferenze di utilizzo della Piattaforma, incluse modalità di ricerca e filtri applicati.
Tali informazioni vengono raccolte anche attraverso l’impiego di cookie e strumenti di tracciamento analoghi, come descritto nella Cookie Policy di Vibes Planner.
L’elaborazione di questi dati è finalizzata al corretto funzionamento della Piattaforma, alla personalizzazione dell’esperienza utente, alla prevenzione di frodi informatiche, nonché all’analisi aggregata dei dati di utilizzo, per finalità statistiche e di miglioramento del servizio.
Nel caso in cui il Fornitore, in fase di registrazione o gestione dell’account sulla Piattaforma Vibes Planner, condivida dati personali riferibili ad altri soggetti (quali collaboratori, dipendenti, referenti, prestatori d’opera o rappresentanti), dichiara e garantisce:
- di aver previamente informato tali soggetti del trattamento dei dati personali da parte di Vibes Planner secondo quanto previsto dalla presente informativa sulla privacy;
- di aver ottenuto, laddove richiesto dalla normativa applicabile, i consensi necessari per la comunicazione e il trattamento di tali dati;
- di manlevare espressamente Vibes Planner da qualsiasi responsabilità, pretesa o richiesta risarcitoria derivante dalla mancata acquisizione del consenso o dalla comunicazione non autorizzata dei suddetti dati.
Vibes Planner può ricevere dati personali relativi ai Fornitori da soggetti terzi o da fonti esterne, nei limiti consentiti dalla normativa vigente e per finalità legittime, quali:
Informazioni in caso di procedure di insolvenza : In caso di fallimento, liquidazione o altre procedure concorsuali che coinvolgano il Fornitore, Vibes Planner potrà ricevere informazioni da curatori, amministratori giudiziari, organi giudiziari o autorità competenti, anche al fine di tutelare i propri diritti.Richieste da parte di autorità pubbliche : Vibes Planner potrà ricevere comunicazioni da autorità fiscali, forze dell’ordine o altre autorità competenti, nel caso in cui il Fornitore sia oggetto di indagini, verifiche o richieste formali di collaborazione.Rilevamento e prevenzione delle frodi, gestione del rischio e adempimenti di compliance : Vibes Planner si riserva di raccogliere, da soggetti terzi specializzati o da banche dati pubbliche e private, informazioni utili al rilevamento e alla prevenzione di comportamenti fraudolenti, alla gestione dei rischi legali e reputazionali, nonché al rispetto degli obblighi normativi in materia di antiriciclaggio, trasparenza, sicurezza dei pagamenti e tracciabilità.
Vibes Planner utilizza le informazioni relative ai propri Fornitori, incluse quelle qualificabili come dati personali, per le seguenti finalità:
relativo account e la gestione degli adempimenti precontrattuali e contrattuali, inclusa la verifica dell’identità e della legittimazione ad agire del soggetto che rappresenta il Fornitore.
Per le finalità A e B , il trattamento è necessario per l’esecuzione del contratto tra il Fornitore e Vibes Planner ovvero per l’adozione di misure precontrattuali su richiesta del Fornitore.Per le finalità C, D ed E , la base giuridica risiede nel legittimo interesse di Vibes Planner a garantire la qualità e la promozione dei propri servizi. Nei casi in cui sia previsto dalla normativa applicabile, sarà richiesto il consenso espresso del Fornitore, che potrà essere revocato in ogni momento.Per le finalità F e G , il trattamento è fondato sul rispetto di obblighi di legge cui è soggetta Vibes Planner, nonché sul legittimo interesse alla prevenzione di frodi, alla sicurezza della Piattaforma e alla tutela dei propri diritti.
Vibes Planner condivide i dati personali dei propri Fornitori (intesi come soggetti fisici che agiscono in nome e per conto di imprese partner, collaboratori o rappresentanti) con soggetti terzi nei limiti consentiti dalla normativa vigente e in conformità alle finalità indicate nella presente Informativa.
- Fornitori di servizi terzi
Vibes Planner può condividere i dati personali con soggetti terzi accuratamente selezionati che agiscono in qualità di responsabili del trattamento per l’esecuzione di servizi strumentali alla gestione della piattaforma e dei rapporti contrattuali. Tali soggetti includono, a titolo esemplificativo:
- fornitori di servizi IT e di hosting;
- fornitori di servizi gestionali e amministrativi;
- consulenti legali, fiscali e privacy;
- soggetti incaricati di supportare attività di assistenza tecnica e customer care;
- soggetti incaricati della verifica e validazione dei dati ai fini antifrode.
Tutti i fornitori di servizi sono vincolati da obblighi contrattuali di riservatezza e sicurezza e trattano i dati personali esclusivamente per conto di Vibes Planner e secondo istruzioni documentate.
- Fornitori di servizi di pagamento e istituti finanziari
I dati necessari per l’elaborazione dei pagamenti (tra Vibes Planner, i Fornitori registrati e gli utenti della Piattaforma) potranno essere condivisi con fornitori di servizi di pagamento elettronico, istituti bancari o finanziari coinvolti nelle operazioni, esclusivamente per finalità connesse all’autorizzazione, verifica, esecuzione e rendicontazione delle transazioni.
- Adempimenti normativi e verifiche di conformità
Vibes Planner potrà comunicare i dati personali ad autorità amministrative, giudiziarie o di vigilanza, nel rispetto di obblighi legali, normative comunitarie o provvedimenti delle autorità competenti (quali, ad esempio, richieste in materia fiscale, antiriciclaggio, sicurezza pubblica o elenchi sanzionatori).
Inoltre, potrà effettuare verifiche di conformità e valutazione del rischio, inclusi controlli su eventuali liste di soggetti sottoposti a misure restrittive o sanzioni, qualora imposto dalla normativa vigente.
- Tutela dei diritti e difesa in giudizio
In caso di contenziosi, procedimenti giudiziari o necessità di esercitare o difendere un diritto in sede giudiziale, Vibes Planner si riserva la facoltà di comunicare i dati personali alle competenti autorità o a consulenti legali.
- Dati aggregati e anonimizzati
Vibes Planner potrà condividere con soggetti terzi (inclusi partner commerciali, enti di ricerca, media o stakeholder) dati statistici o aggregati, privi di riferimenti identificativi diretti, per finalità di analisi di mercato, valutazione dell’efficacia dei servizi, miglioramento della Piattaforma o profilazioni aggregate del segmento di utenza. Tali dati non consentono l’identificazione dell’interessato.
Vibes Planner adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati personali trattati, al fine di prevenire accessi non autorizzati, divulgazioni, modifiche o distruzioni non autorizzate.
Le misure adottate includono procedure interne, controlli di accesso, policy di riservatezza, sistemi di crittografia e back-up dei dati, nonché una gestione attenta dei permessi di accesso da parte del personale e dei collaboratori autorizzati. L’accesso ai dati personali è consentito esclusivamente al personale incaricato, nei limiti strettamente necessari per lo svolgimento delle proprie funzioni.
I dati personali conferiti dai Fornitori saranno trattati e conservati per l’intera durata del rapporto contrattuale e/o di collaborazione con Vibes Planner, al fine di adempiere alle finalità per le quali sono stati raccolti, comprese la gestione operativa del rapporto, l’esecuzione delle prestazioni contrattuali e il rispetto degli obblighi legali, contabili e fiscali a carico del Titolare.
Al termine del rapporto contrattuale, i dati personali saranno conservati per un ulteriore periodo, nei limiti previsti dalla normativa nazionale e dell’Unione Europea, esclusivamente per finalità di archiviazione, adempimento di obblighi normativi (ad esempio obblighi tributari, fiscali o civilistici), tutela dei diritti del Titolare e difesa in giudizio.
In particolare:
- I dati rilevanti ai fini fiscali e IVA saranno conservati per almeno quattro/cinque anni dalla presentazione della dichiarazione di riferimento;
- I dati rilevanti ai fini tributari e contabili saranno conservati per almeno dieci anni, in ossequio ai termini di prescrizione previsti per l’accertamento dei tributi;
- In ogni caso, i dati saranno conservati fino al termine necessario per adempiere agli obblighi normativi vigenti, salvo l’esercizio del diritto di cancellazione da parte dell’Interessato, qualora compatibile con tali obblighi.
Trascorsi i periodi sopra indicati, i dati saranno cancellati o distrutti, in modo da non consentire, neppure indirettamente, l’identificazione degli interessati.
Per ulteriori informazioni sui tempi di conservazione specifici applicabili alle singole categorie di dati personali trattati, l’Interessato può inviare una richiesta scritta ai recapiti indicati nella presente Informativa.
Ai sensi degli articoli 12 e seguenti del Regolamento (UE) 2016/679, il Fornitore, in qualità di Interessato, ha il diritto di:
accedere ai propri dati personali, ai sensi dell’art. 15 GDPR, per conoscere finalità, modalità, categorie di dati trattati, destinatari o categorie di destinatari a cui i dati sono comunicati, periodo di conservazione previsto e diritti esercitabili;ottenere la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti (art. 16 GDPR);richiedere la cancellazione (“diritto all’oblio”) dei dati personali, ove ricorrano i presupposti di cui all’art. 17 GDPR;ottenere la limitazione del trattamento , nei casi previsti dall’art. 18 GDPR;ricevere notifica in caso di rettifica, cancellazione o limitazione del trattamento (art. 19 GDPR);opporsi al trattamento , in qualsiasi momento, per motivi connessi alla propria situazione particolare, qualora il trattamento si basi sul legittimo interesse del Titolare (art. 21 GDPR);ottenere la portabilità dei dati , nei limiti previsti dall’art. 20 GDPR, ovvero ricevere i dati personali forniti al Titolare in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmetterli a un altro titolare del trattamento;revocare il consenso prestato, in qualsiasi momento, qualora il trattamento sia fondato sul consenso (art. 7, par. 3 GDPR), restando ferma la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
Per l’esercizio dei propri diritti, l’Interessato può in qualsiasi momento inviare richiesta scritta a Vibes Planner, tramite e-mail all’indirizzo: privacy@vibesplanner.com.
L’Interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, qualora ritenga che il trattamento violi la normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, ai sensi dell’art. 77 GDPR.
Il Titolare del trattamento è:
FVM VIBES S.R.L., sedente in Numana (AN) alla Via Venezia, 9 P.IVA 03012330423 in persona del Legale Rappresentante p.t., Email: privacy@vibesplanner.com.
Per ogni questione relativa alla protezione dei dati personali, inclusa l’esercitazione dei diritti sopra menzionati, è possibile rivolgersi al Titolare utilizzando i recapiti sopra indicati.
La presente Informativa potrà essere soggetta a modifiche o aggiornamenti, anche in funzione dell’evoluzione normativa o dell’adeguamento a eventuali cambiamenti organizzativi o tecnologici.
In caso di modifiche sostanziali che impattino significativamente sui diritti degli interessati, Vibes Planner informerà preventivamente i Fornitori mediante avviso diretto o pubblicazione sulla Piattaforma. Si invita pertanto a consultare periodicamente questa sezione per rimanere aggiornati su eventuali modifiche.